Quand planifier une réunion d'affaires, une conférence ou un rassemblement d'entreprisesLa capacité d'accueil des salles de réunion est essentielle pour garantir le confort, l'efficacité et le respect des règles de sécurité. Choisir le bon espace ne consiste pas seulement à remplir les sièges, mais aussi à créer un environnement qui favorise l'engagement, la communication et la productivité. Une bonne disposition des sièges améliore la visibilité, l'accessibilité et l'interaction, tout en évitant le surpeuplement ou la sous-utilisation de l'espace.
Plusieurs facteurs influencent la capacité d'accueil et l'occupation des salles, notamment la taille du lieu, la disposition du mobilier, les directives en matière de sécurité incendie et le type d'événement organisé. Que vous organisiez une petite réunion de direction ou un séminaire de grande envergure, la compréhension de ces éléments peut vous aider à prendre des décisions éclairées lors du choix d'un lieu et de la conception de la disposition parfaite des sièges.
Ce guide vous aidera à déterminer le nombre de personnes qui peuvent prendre place dans les différentes salles de réunion. De la disposition standard des sièges au calcul de l'occupation en fonction de la superficie, nous aborderons les stratégies clés permettant d'optimiser l'espace tout en garantissant une expérience professionnelle et confortable à tous les participants.

Comprendre les différentes configurations des salles de conférence
Lors de l'organisation d'un événement professionnel, il est essentiel de connaître la capacité d'accueil d'une salle de réunion afin de garantir aux participants un espace confortable et fonctionnel. Plusieurs facteurs influencent le nombre de personnes pouvant prendre place dans une salle de réunion, notamment la superficie de la pièce, la disposition des sièges et le respect des règles de sécurité incendie. En évaluant soigneusement ces éléments, les entreprises peuvent optimiser leur espace tout en maintenant une atmosphère professionnelle et efficace. Pour un examen plus approfondi des différentes configurations de salles de conférence et des meilleures pratiques, consultez les sites suivants Robin des Bois Guide complet de l'aménagement des salles de conférence.
Qu'est-ce qui détermine l'occupation d'une chambre ?
La superficie totale d'une salle de réunion joue un rôle essentiel dans la détermination de son occupation. Une salle spacieuse permet de disposer les participants de diverses manières, d'ajouter des équipements et de se déplacer sans être surchargée. D'une manière générale, les différents types de réunions nécessitent des espaces différents par personne :
- Les événements permanents (par exemple, les sessions de réseautage) nécessitent généralement 5 à 6 mètres carrés par personne.
- Les sièges de style théâtre ont besoin d'environ 8 à 10 mètres carrés par participant pour accueillir les rangées de chaises.
- Les salles de classe nécessitent plus d'espace, en moyenne 15 à 18 pieds carrés par participant pour permettre l'installation de tables et d'espaces d'écriture.
Cependant, il ne suffit pas de calculer l'espace par personne. L'utilisation fonctionnelle de l'espace - par exemple, si la réunion implique des discussions interactives, des présentations ou un repas - influence également la capacité finale de la salle de réunion.
Au-delà de l'espace physique, les lois sur la sécurité incendie et les codes du bâtiment dictent l'occupation maximale de tout espace de réunion. Les autorités locales fixent des limites à l'occupation des salles en fonction des voies de sortie, de la ventilation et des protocoles d'urgence. Les lieux de réunion doivent se conformer à ces réglementations pour garantir la sécurité des participants et éviter les sanctions légales.
Les facteurs qui influencent le respect de la sécurité incendie sont les suivants :
- Nombre et largeur des sorties - Les grandes salles de réunion nécessitent plusieurs sorties de secours pour permettre une évacuation sûre et rapide.
- Exigences en matière d'accessibilité - Les réglementations garantissent que les espaces sont inclusifs et accueillent les personnes handicapées.
- Ventilation et circulation de l'air - Une bonne circulation de l'air est nécessaire pour maintenir le confort, en particulier dans les espaces clos où se trouvent de nombreux participants.
Lorsqu'elles réservent un espace de réunion, les entreprises doivent toujours vérifier les normes de sécurité locales afin de s'assurer que le lieu répond aux exigences réglementaires et offre un environnement sûr à tous les participants.
Impact de la disposition des sièges sur la capacité
Le choix de la disposition des sièges a une incidence directe sur le nombre de personnes pouvant prendre place dans un espace de réunion. Certains aménagements maximisent la capacité d'accueil, tandis que d'autres privilégient le confort et l'interaction. Vous trouverez ci-dessous les configurations les plus courantes et leurs effets sur l'occupation :
- Salle de réunion : Une table centrale entourée de chaises, idéale pour les petites réunions de direction (10-20 personnes).
- Style théâtre : Des rangées de chaises font face à l'orateur, ce qui permet de maximiser l'occupation de la salle pour les grandes présentations (jusqu'à 100 personnes dans un espace de taille moyenne).
- Salle de classe : Tables disposées en rangées avec des chaises, offrant un environnement structuré pour les sessions de formation et les ateliers, réduisant le nombre total de places assises en raison de l'espace supplémentaire nécessaire pour les tables.
Lors du choix de l'aménagement d'une salle de conférence, il est essentiel de trouver un équilibre entre capacité et fonctionnalité. Une configuration dense peut accueillir plus de personnes mais réduire le confort et la mobilité, tandis qu'une disposition spacieuse améliore l'engagement mais limite le nombre de participants. Les objectifs de l'événement - qu'il s'agisse d'une présentation formelle, d'un atelier interactif ou d'une session de réseautage - doivent guider le choix de la disposition des sièges.
En fin de compte, comprendre la capacité d'une salle de réunion ne se limite pas à la superficie ; il faut tenir compte de la disposition des sièges, des réglementations légales et des objectifs de l'événement afin de créer un espace efficace et confortable pour tous les participants.
Disposition standard des sièges et leur capacité
Le choix de la bonne disposition des sièges est essentiel pour assurer le confort, l'efficacité et l'engagement lors d'une réunion ou d'un événement d'entreprise. La configuration choisie a un impact direct sur la capacité de la salle de réunion, en influençant le nombre de participants pouvant être accueillis tout en maintenant une atmosphère productive. Vous trouverez ci-dessous les dispositions les plus courantes et leur incidence sur l'occupation de la salle.
Sièges de théâtre
La configuration de type théâtre est l'un des moyens les plus efficaces de maximiser le nombre de places assises dans une salle de réunion. Les chaises sont disposées en rangées droites face à l'avant de la salle, ce qui permet à un grand nombre de participants de se concentrer sur un orateur, une présentation ou une table ronde. Cette disposition est idéale pour les discours d'ouverture, les grandes annonces d'entreprise et les sessions de formation où l'interaction directe entre les participants n'est pas l'objectif principal.

Comme aucune table n'est utilisée, cette disposition maximise l'occupation de la salle et permet souvent d'accueillir plus du double de participants que dans le cas d'une configuration avec des tables. Cependant, elle est moins adaptée aux sessions interactives où la prise de notes, les discussions ou l'utilisation d'un ordinateur portable sont nécessaires. Pour s'assurer de la bonne répartition des places et optimiser l'utilisation de l'espace dans une salle de réunion, les organisateurs d'événements peuvent utiliser des calculateurs de capacité tels que celui fourni par Tables socialesqui permet de déterminer le nombre idéal de participants par mètre carré en fonction de différentes dispositions.
L'un des principaux avantages des sièges de style théâtre est qu'ils permettent d'accueillir le plus grand nombre de participants par mètre carré. Cependant, en raison de sa conception serrée, la circulation dans la salle peut être restreinte, ce qui la rend moins pratique pour les événements de réseautage ou les discussions d'équipe.
En outre, les participants peuvent se sentir déconnectés de l'orateur ou des autres participants en raison de la conception orientée vers l'avant. Pour améliorer l'engagement, certains organisateurs d'événements prévoient un espacement entre les allées, ce qui garantit l'accessibilité et la visibilité tout en maintenant une capacité d'accueil élevée.
Places assises en salle de classe
La configuration de type salle de classe est conçue pour les événements professionnels qui nécessitent la prise de notes, l'utilisation d'un ordinateur portable ou une participation pratique. Cette configuration consiste en des rangées de tables avec des chaises orientées vers l'avant de la salle, offrant un environnement structuré pour l'apprentissage. Elle est couramment utilisée pour les sessions de formation en entreprise, les ateliers et les séminaires éducatifs où les participants ont besoin d'un espace désigné pour écrire, consulter des documents ou travailler sur des supports.

Bien que cette disposition favorise la concentration et l'organisation, elle nécessite plus d'espace par personne que les sièges de style théâtre. L'ajout de tables réduit la capacité totale de la salle de réunion, mais améliore le confort et l'engagement pour les sessions plus longues.
Comme les tables occupent une surface supplémentaire, les salles de classe accueillent moins de personnes que les salles de théâtre. En moyenne, chaque participant a besoin de 15 à 18 mètres carrés pour permettre un espacement et une mobilité adéquats. Cela signifie que, bien qu'elle améliore les expériences d'apprentissage, la salle de classe n'est pas le meilleur choix pour maximiser le nombre de participants. Pour déterminer la disposition optimale des sièges lors de votre événement professionnel, des outils tels que le logiciel Calculateur de capacité des tables sociales peut aider les organisateurs d'événements à estimer le nombre de participants qui peuvent s'installer confortablement dans un espace donné tout en respectant l'espacement et l'accessibilité.
En outre, la disposition orientée vers l'avant peut limiter l'interaction entre les participants, ce qui la rend moins adaptée aux réunions collaboratives. Toutefois, lorsqu'elle est associée à des séances de questions-réponses ou à des groupes de discussion, cette configuration permet de trouver un équilibre entre la structure et l'engagement.
Salle de conférence et sièges en U
La salle de conférence est l'une des salles de réunion les plus utilisées pour les discussions entre dirigeants, les réunions de haut niveau et les sessions de planification stratégique. Elle se compose d'une seule grande table entourée de chaises, ce qui favorise la communication directe et la collaboration entre les participants. Elle est souvent utilisée pour les réunions des cadres supérieurs, les négociations et les ateliers de leadership.

Une variante de cette configuration est la configuration en U, où les tables sont disposées en forme de "U" ouvert. Cette disposition est particulièrement utile pour les sessions interactives, les présentations et les discussions où un orateur ou un écran est placé à l'extrémité ouverte, ce qui permet de maintenir un point focal clair tout en favorisant l'engagement des participants.
Les salles de conférence et les sièges en U privilégient la discussion et le travail d'équipe, ce qui les rend idéaux pour les petits groupes. Cependant, la capacité d'accueil est considérablement réduite, car chaque participant a besoin de plus d'espace personnel que dans les autres configurations. Une salle de conférence standard accueille généralement de 10 à 25 participants, tandis qu'une configuration en U peut accueillir de 20 à 40 personnes, selon la taille de la salle.
Ces configurations ne conviennent pas aux grandes conférences ou aux événements basés sur l'audience, car elles limitent la visibilité et l'efficacité des places assises. Cependant, pour les réunions d'affaires de haut niveau où l'interaction est essentielle, elles offrent la meilleure structure pour un engagement et une communication efficace.
Banquets et cabarets
Le style banquet se caractérise par des tables rondes pouvant accueillir de 6 à 10 personnes par table. Il est couramment utilisé pour les événements de réseautage, les dîners de gala et les cérémonies de remise de prix. Cette disposition favorise les discussions en petits groupes tout en maintenant une atmosphère détendue et sociale. Pour les organisations qui cherchent à améliorer la collaboration et l'engagement, l'incorporation de sièges de style Activités de consolidation d'équipe chez ACE Events peut offrir une expérience interactive et mémorable.
Une disposition similaire est la configuration de type cabaret, qui utilise des tables rondes ouvertes où les participants font face à une scène centrale ou à une zone de présentation. Cette configuration allie l'engagement social à la fonctionnalité de l'événement, ce qui la rend idéale pour les déjeuners d'affaires, les ateliers et les sessions de formation interactives.

Bien que les banquets et les cabarets créent un environnement accueillant et propice à la conversation, ils nécessitent beaucoup plus d'espace par invité que les autres configurations de salles de réunion. En moyenne, chaque participant a besoin d'au moins 12 à 15 mètres carrés pour installer les tables, organiser la restauration et se déplacer confortablement.
En raison de la faible capacité d'accueil, cette configuration n'est pas idéale pour les événements où la priorité est de maximiser le nombre de participants. En revanche, pour les événements axés sur le réseautage, la collaboration et l'engagement, les banquets et les cabarets offrent une expérience à la fois structurée et sociale qui favorise les interactions entre les participants et les entreprises.
Le choix de la configuration de la salle de conférence dépend de la nature de l'événement, du niveau d'interaction attendu et de la capacité d'accueil. Alors que les sièges de style théâtre conviennent mieux aux grandes présentations, la disposition en salle de classe permet de créer des environnements d'apprentissage structurés. Les salles de conférence et les salles en U conviennent bien aux réunions d'affaires collaboratives, tandis que les banquets et les cabarets favorisent le réseautage et les interactions sociales. La compréhension de ces options permet aux organisateurs d'événements d'optimiser la disposition des sièges pour les événements professionnels, les réunions d'entreprise et les séances de réseautage.
Calculer la capacité des salles de réunion
Il est essentiel de déterminer la capacité d'accueil d'une salle de réunion afin de gérer efficacement l'espace, d'assurer le confort et de respecter les règles de sécurité. La capacité d'une salle de réunion dépend de plusieurs facteurs, notamment la superficie, le type de sièges et le type d'événement. Une estimation correcte de ces éléments permet aux entreprises d'optimiser la disposition des sièges tout en maintenant un environnement productif et engageant.
Comment estimer la capacité en fonction de la superficie en pieds carrés ?
Quand calcul de la salle de réunion il est essentiel de comprendre les besoins généraux en espace par participant. Selon le format de l'événement et la disposition des sièges, l'espace nécessaire par personne varie. Voici quelques lignes directrices standard :
- Places assises de type théâtre (rangées de chaises) : Nécessite 12 à 15 m² par participant, ce qui permet de maximiser la capacité de la salle tout en préservant la visibilité des présentations.
- Des sièges de type salle de classe (tables et chaises) : Besoin de 18 à 20 m² par participant, permettant de prendre des notes, d'utiliser des ordinateurs portables et du matériel.
- Salle de conférence ou configuration en U (tables de conférence) : Nécessite 20 à 25 m² par participant, ce qui optimise l'interaction et le confort pour les discussions en petits groupes.
- Banquet ou cabaret (tables rondes) : Besoin de 14 à 18 m² par participant, ce qui garantit un espace suffisant pour les repas et le travail en réseau.
- Manifestations debout ou sous forme de cocktail : Il faut 8 à 10 m² par participant, ce qui permet de se mêler aux autres et de se déplacer.
Ces estimations aident les organisateurs d'événements à déterminer l'occupation maximale des salles tout en tenant compte du confort, de la visibilité et de l'accessibilité.
Au-delà de la disposition des sièges, plusieurs autres facteurs influencent la capacité des salles de réunion :
- Allées et passages : Veillez à ce que les participants disposent de suffisamment d'espace pour se déplacer librement et accéder aux sorties.
- Zones de présentation : Les scènes, les podiums et les écrans nécessitent de l'espace supplémentaire, ce qui réduit le nombre total de places assises.
- Zones de restauration et de buffet : Si de la nourriture est servie, un espace supplémentaire est nécessaire pour les tables et les postes de service.
- Zones de détente : Si un événement comprend des discussions en petits groupes, des sections doivent être réservées à la mise en réseau et à la collaboration.
En tenant compte de ces considérations d'espace, les entreprises peuvent éviter la surpopulation, améliorer l'expérience des participants et assurer une utilisation efficace de la salle.
Utiliser la technologie pour optimiser le nombre de places assises
Les logiciels modernes de planification d'événements et les outils d'aménagement de salles aident les entreprises à visualiser et à optimiser la disposition des sièges avant de finaliser l'organisation de l'événement. Ces outils fournissent des calculs précis afin d'assurer une occupation idéale des salles tout en évitant le surpeuplement. Les logiciels de configuration de salles de conférence les plus courants sont les suivants :
- Social Tables - Une plateforme conviviale qui permet de glisser-déposer des plans de table, garantissant un espacement adéquat et des calculs de capacité.
- RoomSketcher - Permet de créer des plans d'étage personnalisés en 2D et en 3D afin d'optimiser la conception et l'efficacité des espaces de réunion.
- AllSeated - Permet d'optimiser la capacité en temps réel et de modifier de manière interactive la disposition des sièges en fonction de leur style.
- SmartDraw - Une solution professionnelle pour la planification des bureaux et des espaces de réunion, offrant des modèles préconçus pour diverses dispositions de sièges.
L'utilisation de ces outils numériques permet aux organisateurs d'événements d'ajuster l'agencement en temps réel, en veillant à ce que les limites d'occupation des salles soient respectées tout en maximisant l'efficacité.
Les avantages d'une optimisation intelligente des sièges
La mise en œuvre d'un logiciel d'optimisation des places assises permet aux entreprises de bénéficier de plusieurs avantages clés :
- Précision accrue : Les outils numériques fournissent des mesures précises basées sur les dimensions de la pièce.
- Meilleure utilisation de l'espace : Assure un nombre optimal de participants tout en préservant le confort et l'accessibilité.
- Gain de temps : Réduction des calculs manuels, ce qui permet aux organisateurs d'événements de se concentrer sur d'autres aspects logistiques.
- Dispositions personnalisables : Expérimentez facilement différentes configurations de sièges pour déterminer la meilleure configuration pour chaque événement.
En intégrant des méthodes de planification basées sur la technologie, les entreprises peuvent rationaliser le processus de planification des événements, améliorer l'utilisation de l'espace de réunion et créer des environnements de conférence bien structurés qui renforcent l'engagement des participants.

Meilleures pratiques pour maximiser la capacité d'accueil des réunions d'affaires
L'optimisation de la capacité des salles de réunion ne se limite pas à faire entrer les participants dans un espace, mais nécessite un examen minutieux de la disposition des sièges, de l'accessibilité, du confort et de la flexibilité. Une bonne planification garantit que les réunions sont efficaces, engageantes et propices à la productivité, tout en respectant les règles de sécurité. Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques pour aider les entreprises à optimiser leur espace de réunion de manière efficace.
Conseils pour choisir la bonne mise en page pour différents types d'événements
Le choix de la configuration de la salle de conférence dépend de l'objectif de l'événement. Les différents types de réunions nécessitent une disposition spécifique des sièges afin d'encourager l'engagement, la visibilité et l'interaction :
- Salle de conférence - Idéale pour les réunions de direction, les discussions stratégiques et la collaboration en petits groupes où l'interaction en face à face est essentielle.
- Configuration de type théâtre - Idéale pour les grandes présentations, les conférences et les discours d'ouverture, en maximisant le nombre de places assises sans tables.
- Installation de type salle de classe - Convient aux sessions de formation et aux ateliers éducatifs, permettant aux participants de prendre des notes et d'utiliser des ordinateurs portables.
- Configuration en U - Favorise les discussions de groupe et les séances de brainstorming en garantissant à tous les participants une vue claire de l'orateur.
- Cabaret et banquet - Utilisés pour les événements de réseautage, les dîners de gala et les célébrations d'entreprise, ils favorisent les conversations dans des groupes plus restreints.
Comprendre l'impact de chaque configuration sur la visibilité, l'engagement et l'interaction aide les organisateurs à choisir la meilleure configuration pour leurs objectifs de réunion.
S'il est essentiel de maximiser le taux d'occupation des salles, il est tout aussi important de maintenir le confort et l'accessibilité. La surpopulation peut être source d'inconfort, de distractions et d'une diminution de l'engagement. Pour éviter cela :
- Veillez à ce qu'il y ait suffisamment d'espace entre les chaises et les tables pour pouvoir circuler.
- Donner la priorité à la visibilité directe des écrans, des haut-parleurs et des présentations.
- Choisissez un plan de table flexible qui peut être modifié en fonction des changements de dernière minute dans l'assistance.
- Envisager des options de réunions hybrides, intégrant la participation virtuelle pour réduire les contraintes d'espace physique.
En alignant stratégiquement l'agencement des salles sur les objectifs de la réunion, les entreprises peuvent optimiser efficacement leur espace tout en garantissant une expérience positive pour les participants.
Importance de la ventilation, de l'accessibilité et du confort
L'aménagement d'une salle de réunion bien structurée doit donner la priorité au confort des participants, car celui-ci influence directement leur concentration, leur engagement et leur productivité. Les facteurs à prendre en compte sont les suivants :
- Ventilation adéquate - Assurer un débit d'air suffisant pour maintenir une circulation d'air frais, réduire la fatigue et améliorer la concentration.
- Contrôle de la température - Maintenir une température ambiante confortable pour éviter que les participants n'aient trop chaud ou trop froid.
- Acoustique et réduction du bruit - Utilisez des solutions d'insonorisation et des équipements audiovisuels de qualité pour améliorer la clarté du son et minimiser les distractions.
- Sièges ergonomiques - Prévoyez des sièges confortables pour soutenir les participants pendant les longues réunions.
Un environnement bien ventilé et confortable crée une expérience plus productive et engageante, aidant les participants à rester concentrés tout au long de l'événement.
L'accessibilité est cruciale dans la planification de la capacité des réunions d'affaires, car elle garantit que l'espace peut accueillir tous les participants, y compris ceux qui ont des problèmes de mobilité. Les éléments importants à prendre en compte sont les suivants :
- Des entrées et des allées larges pour faciliter la circulation.
- Les places assises sont accessibles aux fauteuils roulants.
- Sièges et tables réglables pour les participants ayant des besoins différents.
- Une signalisation claire et des chemins de navigation pour aider les participants à localiser facilement les lieux de réunion.
En donnant la priorité à l'accessibilité et au confort, les entreprises peuvent améliorer l'expérience globale de la réunion tout en garantissant l'inclusion de tous les participants.
Comment tenir compte des changements de dernière minute dans la fréquentation scolaire ?
Même avec une planification minutieuse, les changements de dernière minute sont inévitables. La configuration d'une salle de conférence doit être suffisamment souple pour pouvoir accueillir des augmentations ou des diminutions inattendues du nombre de participants sans perturber le déroulement de l'événement. Les stratégies clés sont les suivantes :
- Mobilier modulaire - Utilisez des tables et des chaises reconfigurables pour vous adapter rapidement à des groupes de taille différente.
- Dispositions extensibles - Disposer les sièges de manière à pouvoir les agrandir ou les réduire facilement en fonction des besoins.
- Zones de débordement - Désignez des places assises secondaires ou des zones debout pour les invités inattendus.
- Participation virtuelle - Proposez une option de réunion hybride, permettant à des participants supplémentaires de se joindre à distance.
En mettant en œuvre ces mesures d'adaptation, les entreprises peuvent faire face aux changements de dernière minute sans compromettre le confort ou l'efficacité.
Pour que les ajustements de dernière minute se fassent sans heurts, il faut une communication claire avec les participants et le personnel de l'événement. Pour gérer efficacement la capacité :
- Contrôler les RSVP et demander des confirmations aux participants.
- Prévoir une équipe sur place prête à réorganiser les places si nécessaire.
- Utilisez des panneaux de signalisation ou des écrans numériques pour guider les invités vers d'autres places assises.
- Communiquer les mises à jour des places à l'avance par courrier électronique ou par annonces.
En se préparant à des ajustements inattendus, les organisateurs d'événements peuvent maintenir une expérience de réunion transparente et organisée, garantissant à tous les participants un engagement positif et productif.
Le choix de la capacité d'accueil d'une salle de réunion est un aspect fondamental de la planification d'un événement professionnel réussi. De la compréhension de la capacité d'accueil et de l'occupation de la salle à la sélection de la disposition des sièges la plus efficace, chaque détail a un impact sur l'expérience globale des participants. La bonne configuration garantit le confort, l'accessibilité et une communication sans faille, qu'il s'agisse d'une petite réunion de direction ou d'une grande conférence d'entreprise.
En tenant compte de la superficie, des règles de sécurité incendie et de la configuration des sièges, les entreprises peuvent optimiser la conception de leur espace de réunion pour accueillir les participants de manière efficace. L'intégration de technologies intelligentes, de mobilier ergonomique et de solutions de réunion hybrides améliore encore la fonctionnalité et l'adaptabilité des salles de conférence modernes.
En fin de compte, la planification stratégique joue un rôle crucial dans l'optimisation de la capacité des réunions d'affaires. Qu'il s'agisse d'organiser une session de formation, un séminaire ou un événement de réseautage, les entreprises doivent évaluer leurs besoins et choisir la configuration de salle de conférence la plus appropriée pour favoriser la productivité et l'engagement. Une planification réfléchie permet non seulement d'améliorer la logistique, mais aussi de créer un environnement professionnel et confortable propice à la collaboration et à la prise de décision.
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